Jotter: La Gestión De Documentos

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La creación de un sistema de archivo,
la teoría de las tres edades e incluso
la propia definición actual de la palabra archivo

son consecuencia de la influencia de distintas ideas norteamericanas, diferentes de la teoría tradicional archivística europea.

Hasta hace poco tiempo los archiveros europeos consideraban

que su campo de actuación se limitaba a la documentación histórica y
que sus tareas debían encaminarse a la explotación de los documentos con fines histórico-culturales y de investigación.

En Estados Unidos no existía una tradición archivística desarrollada cuando se fundó el
país. Hasta 1800, que es la fecha en la que se estableció en Washington el Congreso, los archivos se desplazaban a medida que el Congreso iba de ciudad en ciudad.

Trasladar una masa documental que se incrementaba constantemente no debía ser tarea fácil y se plantearía la necesidad de estudiar si todos los documentos que se conservaban eran imprescindibles.

En el país se fue desarrollando la idea de la Administración Científica, que venía a ser la gestión de los asuntos públicos conforme a criterios de

rentabilidad y
eficacia,

así se formaron comisiones que se interesaron por la utilización y por la conservación de los documentos.

Una de estas comisiones consideró que se creaban muchos documentos sin necesidad, lo que
motivaba

la complicación de los procedimientos y, por tanto,
retrasos en la tramitación de los expedientes.

Comenzaron entonces a dictarse leyes encaminadas a

racionalizar los sistemas de trabajo burocráticos
y, en consecuencia, la formación de los documentos.

En los años 30 se hace evidente la preocupación por el excesivo número de documentos
que conservaban los Archivos federales, en 1938 ascendían a 1.500 Km de documentos.

Por esta razón los Archivos Nacionales deciden una política de eliminación de documentos
conforme a criterios racionalizadores a través de

la realización de estudios de sistemas de conservación y
la creación de cuadros de conservación de documentos (schedules).

En 1942 Estados Unidos entra en la 2ª Guerra Mundial con lo cual la situación se complicó
ante la necesidad de buscar espacio para

establecer nuevas oficinas
y los nuevos documentos que producen los servicios de guerra

todo ello con el agravante de una disminución del personal.

Ahora empieza la colaboración entre los Archivos Federales y las oficinas administrativas:

se crearon los «records officers» y
se formaron comisiones para estudiar conjuntamente los problemas.

A finales de los años 40 nos encontramos con

la figura del records manager o gestor de documentos y
la aceptación del término records management, o Gestión de Documentos,

término que ya era utilizado en las empresas privadas.

En 1950 se aprobó la Federal Records Act y, por primera vez, se definía desde el punto de vista legal, el records management incluyendo

la creación y
conservación de los archivos,
su destrucción y
su transferencia.

El Diccionario de Terminología Archivística editado por el Consejo Internacional de
Archivos define el término Gestión de Documentos como un aspecto de la Administración
general relacionado con la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción documental, el mantenimiento, el uso y el destino final de los documentos, «es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las Administraciones.

El documento, en función de la información en él contenida será objeto de una atención
especial. Desde el momento mismo de su creación.

La idea primordial de la Gestión de Documentos será la teoría del CICLO DE VIDA de los documentos, que viene a consistir «en que la información registrada tiene una vida similar a la de un organismo vivo, en el sentido que nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de conservación histórica o eliminación».

Para atender a los documentos en todo su ciclo de vida se deben desarrollar PROGRAMAS
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS, actuaciones sobre los documentos destinadas a asegurar la

economía y la
eficiencia en su gestión y que
permita su identificación,
su conservación y
la utilización de los archivos de forma sistemática.

James B. Rhoads ha establecido que un Programa completo debe estructurarse en fases
representativas del ciclo de vida de los documentos:

Fase de creación de documentos: Se estudiará

el diseño de los formularios,
la preparación y la gestión de la correspondencia,
el desarrollo de sistemas de gestión de la información
y la aplicación de las modernas tecnologías a estos procesos.

Fase de mantenimiento y uso de los documentos: En esta fase se desarrollará

un completo sistema de archivos y
recuperación de los documentos,
gestión de archivos de oficina,
desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales
y de planificación contra desastres,
creación de archivos intermedios y
aplicación de sistemas de análisis,
automatización y
reprografía a estos procesos.

Fase de disposición de los documentos (conservación o eliminación): incluye la

identificación
y descripción de las series,
desarrollo de cuadros de valoración con el fin de eliminar o transferir los documentos al Archivo Histórico.

El objetivo que se pretende es conseguir menos documentos pero mejores, asegurar una

documentación adecuada,
evitar lo no esencial,
simplificar los sistemas de creación y uso de burocracia,
mejorar la forma en cómo se organizan y recuperan los documentos,
proporcionar el cuidado adecuado
y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios,
y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento.

CRUZ MUNDET, J.R. Manual de Archivística. Madrid Fundación Sánchez Ruiperez. 1994.
Paloma Fernández Gil; LLANSO, Joaquim. Gestión de documentos, Definición y Análisis de Modelos. Vergara. Gobierno Vasco. 1993; Diccionario de Terminología Archivística... París. Unesco, 1974.

Jotter

Sunday, August 16, 2020

La Gestión De Documentos

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